هزینه مالکیت در مقابل آسایش برون سپاری! پردازش ابری یا نرم افزارهای سنتی؟
شاید برایتان سوال باشد که فرق این دو روش در چیست؟ یا کلا بحث و جدل سر چیست؟
برای آن که بیشتر با این دو روش و مفاهیم آنها آشنا شوید به زبان خیلی ساده توضیح مختصر می دهیم:
در گذشته برای آنکه بتوانید از یک نرم افزار سازمانی در شرکت ها و سازمان ها استفاده کنید، نیاز بود یک نسخه از نرم افزار را خریداری کرده و آن را روی سرورهای شرکت خود نصب کنید. خب دردسرهای مربوط به نگهداری و تعمیرات سرور و نرم افزار نیز با تیم IT داخلی شما بود که هزینه و زمان زیادی را برای پیاده سازی و نگهداری آن می بایست صرف می کرد. البته این موضوع امکان اختصاصی سازی نرم افزار را براساس نیازهای شرکت و صنعت خود تا حد زیادی فراهم می کرد. نکته دیگر این که تا زمانی که نرم افزار را به طور کامل پیاده سازی و هزینه های اولیه را پرداخت نمی کردید نمی توانستید مطمئن شوید که آیا اصولا چنین نرم افزاری پاسخگوی نیازهای شما هست یا خیر. در واقع ریسک زیادی را باید متحمل می شدید. چه بسا شرکت هایی که پس از مدت کوتاهی استفاده از نرم افزار را کنار گذاشتند و خسارت مالی زیادی را متحمل شده و نسبت به راهکارهای سازمانی بسیار بدبین شدند.
پس از پیدایش تکنولوژی پردازش ابری، مفهوم استفاده از نرم افزار به عنوان خدمت(SaaS) مطرح شد. به این معنا که بدون نیاز به مالکیت نرم افزار و خرید آن که هزینه اولیه بالایی را دربر دارد، با پرداخت هزینه اشتراک ماهیانه، از نرم افزار استفاده کنید و دیگر نگران هیچ چیز نباشید. همانطور که وقتی از ایمیل یاهو و یا جی میل خود استفاده می کنید، هیچ گاه متوجه دردسر ها و نگرانی های مربوط به بروز رسانی ها و تغییرات آنها نمی شوید. این باعث می شود بتوانید منابع مالی و انسانی شرکت خود را متمرکز بر فعالیت های اصلی کرده و تمام کارها و فعالیت های جانبی را به متخصصان حرفه ای بسپارید. همچنین از آنجایی که هزینه استفاده را به صورت ماهیانه پرداخت می کنید، شرکت ارائه دهنده خدمات باید همواره رضایت شما را به عنوان مشتری جلب کند تا همکاری با او را ادامه دهید.
مزایای این دو روش را در جدول زیر می توانید مشاهده کنید:
|
on-premise |
SaaS CRM |
|
|
حال برای آن که روش مناسب برای شرکت خود را انتخاب کنید، با دقت به سوالات زیر پاسخ دهید: (لازم به ذکر است از آنجایی که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به نسبت دیگر نرم افزارهای سازمانی در فضای ابری موفق تر بوده است، دراین قسمت CRM را به عنوان نمونه انتخاب کرده ایم.
آیا در صنعتی کار می کنید که ثانیه ها هم برای شما مهم است؟
اگر از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری سنتی استفاده کنید، زمانی که سیستم باید به روز شود و یا تغییرات و اختصاصی سازی ها در آن اعمال شود توسط شما برنامه ریزی خواهد شد ولی اگر از SaaS CRM استفاده کنید، زمانهایی که سیستم به دلیل پیاده سازی بهبودها و تغییر کد، خارج از سرویس دهی است، براساس برنامه ریزی شما نخواهد بود و با انتخاب شما انجام نمی شود. ممکن است دو ساعتی که برای شرکت شما حیاتی است ،تغییرات اعمال شده و سیستم آماده استفاه نباشد و این اتفاق برای صنعت و شرکت شما قابل تحمل نباشد.
آیا شما تیم IT حرفه ای برای پشتیبانی و انجام فعالیت های اجرایی سیستم در بلند مدت را در دسترس دارید؟
برای آنکه مطمئن شوید سیستم شما همیشه در وضعیت مطلوبی قرار دارد باید به طور منظم به روزرسانی شود و ارتقا یابد و همچنین مشکلات به وجود آمده بررسی و حل شوند. به این منظور حضور یک تیم قوی فنی و در دسترس اهمیت فراوان دارد. معمولا شرکت های کوچک و متوسط از پس هزینه های انجام چنین کاری بر نمی آیند و یا اصلا نمی خواهند تیم IT داخلی قوی داشته باشند.
نیاز به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری همراه با رشد شرکت و پیشرفت آن افزایش خواهد یافت و در نتیجه کاربران سیستم افزایش می یابند و نیاز به یکپارچگی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری با دیگر سیستم های موجود حیاتی خواهد شد . در صورت بهره گیری از سیستم های سنتی، تیم IT داخلی باید انجام تمام فعالیت های مربوط به مدیریت این گونه خدمات و فعالیت ها را به عهده گیرد.
نرم افزار CRM مورد نظر شما چه مقدار نیاز به اختصاصی سازی دارد؟
سیستم های سنتی قابلیت اختصاصی سازی بسیار بیشتری نسبت به سیستم های نرم افزار به عنوان خدمت(SaaS) دارند. به این منظور باید دقیقا مشخص کنید چه میزان اختصاصی سازی لازم است و آیا این میزان اختصاصی سازی صرفه اقتصادی برای شما دارد یا خیر. به عبارت دیگر ایجاد این تغییرات به چه میزان بر ارزشی که از سیستم دریافت خواهید کرد تاثیر خواهد گذاشت؟
در نظر داشته باشید که اختصاصی سازی های زیاد زمان زیادی برای پیاده سازی صرف خواهند کرد که ممکن است چندین سال به طول بیانجامد. شاید به جای تغییر نرم افزار بر اساس فرآیندهای خود، بهتر باشد فرآیندهای خود را براساس بهترین تجربیات (best practice) موجود در صنعت خود تغییر دهید.
نکته دیگری که باید به آن توجه داشت این است که در صورتی که از یک سیستم SaaS استفاده می کنید باید دقیقا بدانید در صورت ارتقای سیستم توسط ارائه دهنده خدمات، اختصاصی سازی های شما از بین می رود یا خیر. در سیستم های سنتی معمولا این اتفاق نمی افتد.
یکچارچه سازی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری با دیگر سیستم ها چقدر برای شما اهمیت دارد و به چه میزان این فرآیند پیچیده خواهد بود؟
هرچه میزان پیچیدگی و تعداد یکپارچه سازی ها افزایش یابد، سیستم های سنتی گزینه های بهتری برای نرم افزار CRM خواهند بود. SaaS CRM ها از نظر تعداد روش های ایجاد یکپارچگی محدودیت هایی دارند.
هنگام انتخاب ارائه دهنده SaaS CRM باید به گزینه های ایجاد یکپارچگی که توسط شرکت مذکور ارائه می شود نیز توجه کنید. برای مثال بدانید با چه نرم افزارهای دیگری مرتبط شده است ویا چه وب سرویس هایی را ارائه می دهد.
با توجه به نکات گفته شده در بالا، اینطور جمع بندی می شود که تکنولوژی پردازش ابری بیشتر مناسب شرکت های کوچک و متوسطی است که توانایی مالی و انسانی لازم برای مالکیت نرم افزار های سازمانی را ندارند و بهتر است خود را درگیر این موارد نکنند. در حالی که شرکت ها و سازمان های بزرگی که دارای زیرساختهای عظیم فناوری اطلاعات هستند و تعداد کاربران آنها زیاد است، بهتر است به سمت مالکیت نرم افزار و پیاده سازی آن در سرورهای داخلی خود بروند تا اختصاصی سازی های پیچیده را اجرایی کرده و براساس نیازهای خود نرم افزار را تغییر دهند.
شاید این ایده بسیار منطقی و درست به نظر آید. اما جالب است بدانید در سال ۲۰۱۰، HP یکی از بزرگترین شرکت های فعال در زمینه فناوری اطلاعات و سخت افزار، تصمیم گرفت کلیه فعالیت های CRM خود را به فضای پردازش ابری انتقال دهد و در این راه با Salseforce.com همراه شد. این تصمیم HP بسیاری از پیش فرض ها در مورد قابلیت های پردازش ابری را تغییر داد. این که چرا HP نرم افزار CRM بسیار قوی و اختصاصی سازی شده ای مانند Siebel را که در طول سالیان، بسیار برایش هزینه کرده و تغییرات زیادی در آن ایجاد کرده را کنار بگذارد و به محیط ساده تری مانند Salesforce.com منتقل کند نیز جای بحث گفتگوی بسیار دارد.
به دنبال HP، Dell و به تازگی نیز IBM (یکی از بزرگترین شرکت های سخت افزاری دنیا) هم به دنیای پردازش ابری روی آوردند. و به شرکت های مطرحی همچون Salesforce.com و SugarCRM پیوستند.
دلایل این تصمیمات شرکت های بزرگ نام برده را در پستی جداگانه بررسی خواهیم کرد…….منتظر باشید!
منابع:
نظرات
هنوز نظری داده نشده